STAJ YOL HARİTASI

Aşağıdaki bilgiler, İşletme Mühendisliği Bölümü öğrencileri için staj prosedürleri hakkında genel bilgi niteliğindedir. İTÜ Staj Genel Esasları ve aşağıda bulunan ekli dosyalar staj başvurusu yapılmadan önce mutlaka okunmuş olmalıdır.

Staj Koşullarıyla İlgili Genel Bilgiler

- İTÜ Staj Genel Esasları (https://www.sis.itu.edu.tr/TR/mevzuat/staj-genel-esaslar.php) gereği en az 30 krediyi doldurmuş ve zorunlu stajını yapmaya karar veren öğrenci, onay süreçlerinin tamamen online kanallara yönelmesiyle birlikte, İTÜ Portal ve Ninova platformlarını kullanarak işlemlerini yürütmektedir. Ninova’daki ITU401 kodlu İşletme Mühendisliği Staj sınıfında bulunmayan öğrencilerin durumunu Staj Komisyonuna bildirmesi gerekmektedir.
- Ninova’daki ITU401 kodlu dersin duyurular kısmında, Komisyonumuz tarafından güncel bilgilendirmeler yapılmaktadır. Bu duyuruların takibi tamamen öğrencilerin sorumluluğundadır.
- Üretim/yönetim stajı sırası aranmamaktadır. Ancak, art arda yapılmak istenmesi durumunda, iki staj kaydı açılabilmesi için ilk stajın bitiminden itibaren 3 gün geçmiş olmalıdır.
- Pazartesi ile başlayan bir haftada en az 3 gün staj yapılması gerekmektedir. Ders günleri (DAN kodlu dersler ve Bitirme Projesi ara/final sunum günleri de dahil) ve sınav günleri staj yapılamamaktadır. Dönem içi staj başvurusu yapılırken, Komisyonumuza EK-1 belgelerine ek olarak , ders/sınav programlarının da ibraz edilmesi zorunludur. Aynı zamanda, staj günlerinin herhangi bir resmi tatil ve dini bayramların arife günüyle de çakışmaması gerekmektedir.
- Üretim (teknik) stajı için üretim sürecine hâkim olunabilecek, malzeme, makine ve üretim sahası görebilecek, imalat safhasının deneyimlenebileceği yerler tercih edilmelidir. Yönetim stajı için de insan kaynakları, finans, pazarlama vb. yönetimsel sürece dahil olunabilecek departmanların tercih edilmesi önemlidir.
- Tüm stajların yüz yüze yapılması zorunludur. İşletmelerin çalışma yapısı, stajların çevrim içi şekilde yapılmasını zorunlu kılıyorsa bu durumun Bölüm Staj Komisyonu'na belgelendirilmesi ve stajın buna göre ayarlanması gerekmektedir.
- Çalışan sayısı az olan küçük ölçekli firmalar ve start-up tarzı şirketler staj için yeterli görülmemektedir. Beyaz yakalı çalışan sayısı en az 35 kişi olan firmalar staj yeri olarak kabul edilmektedir. İstisnai olarak, mezuniyet koşul vb gerekçelerle bu sayının altındaki işyerlerini kabulü Komisyonumuzun takdirindedir.
-Komisyonumuz, zorunlu stajını tamamlamamış olan öğrencilerin gönüllü staj başvurusu yapmasını uygun bulmamaktadır.
-Üretim/yönetim stajları aynı firma bünyesinde yapılabilir.
-Zorunlu stajlar her defasında en fazla 30 güne kadar yapılabilir. 30  günden fazla yapılan staj kayıtlarında Fakülte Yönetim Kurulunun öğrencinin 30 günden fazla staj yapmasını uygun bulması gerekmektedir.
-Staj bölüm komisyonuna mail atılması gerektiğinde, bütün komisyon üyelerinin bilgide olması gerekmektedir. (komisyon üyeleri ve mail bilgileri aşağıdadır).

Staj Öncesinde:

- Öğrenci, staja başlamadan önce ISG eğitimi almalıdır. İş güvenliği eğitimi, İşyeri Sağlık ve Güvenlik Birimi’nden web üzerinden veya örgün olarak tamamlanmalıdır.
- Staj sürecini başlatmak isteyen öğrenciler, İTÜ Portal’dan staj başlangıcından en az 15 gün önce staj kaydı oluşturmalıdır. Gerekli alanlar doldurulmalı, staj yapılacak tarihler seçilmelidir. Fiilen stajda çalışılacak ilk gün staj başlangıç tarihi, çalışılacak son gün de staj bitiş tarihi olarak seçilmelidir.
- Staj başvurusunun onay aşamasında staj sözleşmesi, Ek-1 ve çalışma takvimi öncelikle staj yapılacak firmanın yetkilisine imzalatılıp kaşeletilmesi gerekmektedir.
- Firma yetkilisi tarafından imzalanıp kaşelenen staj sözleşmesi, eksiksiz doldurulmuş Ek-1 ve çalışma takvimi İşletme Mühendisliği Bölümü Staj Komisyonu üyelerince incelenip onaylanmalıdır. (“Örnek Staj Evrakları” dosyasından staj öncesi evrakların açıklamalı bir örneğine ulaşılabilir). Bunun için öğrencilerin belgelerini, Ninova’daki ITU401 kodlu dersin ödev kısmına staj başlangıcından en az 10 gün önce yüklemeleri gerekmekte olup, Komisyon onay işlemini e-posta yoluyla vermektedir. Staj öncesi ve sonrası belgelerle alakalı onay/revize durumuyla ilgili mutlaka ITU401 dersinin duyurular kısmı takip edilmelidir.
- Komisyon onayının ardından Dekanlık onayı için öğrencilerin Dekanlık Sekreteri ile iletişime geçmesi gerekir.
- Komisyon tarafından onaylanan belgeler, en geç staj başlangıç tarihinden 6 gün önce Portal’a yüklenmelidir. Bu tarihe riayet edilmemesi veya komisyon onayı olmadan staj başlatılması durumunda, Komisyon başvuruyu onaylamama hakkına sahiptir. Bu durumda, tarihi ileriye ötelenmiş yeni bir staj kaydı oluşturulması gerekir.
-Staj, İTÜ Mazeretlerin Kabulü ve Mazeret Sınavlarının Yapılış Esaslarında belirtilen özel haller ve bölüm staj komisyonunun öğrencinin staja devam edememeye yönelik gerekçeli talebini uygun bulması dışında, staj kesintisiz olarak başlayarak bitirilmelidir. Başvurusu yapılmış veya başlamış stajın tarih değişikliği veya iptali için, kural olarak İTÜ Mazeretlerin Kabulü ve Mazeret Sınavlarının Yapılışı Esasları’nda belirtilen şartların oluşması gereklidir. Geçerli mazeret durumlarında, staj tarihi değişikliği staj başlangıç tarihine 3 iş günü kalana kadar yapılabilecektir.

Staj Sırasında:

-Staj Başlangıç Formu (Ek-2) doldurulup, firma tarafından onaylanıp staj sırasında öğrenci tarafından Portal üzerinden staj modülüne yüklenmelidir. (“Örnek Staj Evrakları” dosyasından Ek-2 belgesinin açıklamalı bir örneğine ulaşılabilir).

Staj Sonrasında:

- Staj sonunda öğrencilerin stajlarına ilişkin bir rapor hazırlamaları gerekmektedir. (“Örnek Staj Evrakları” dosyasından staj raporunun açıklamalı bir örneğine ulaşılabilir).

 Staj raporu;

1. Kapak, 
2. İçindekiler, 
3. Giriş, 
4. Firma Hakkında Bilgiler, 
5. Günlük Raporlar, 
6. Sonuç Ve Ekler (Öğrenci Staj Sözleşmesi, Staj Başvuru Formu (Ek-1), Staj Çalışma Takvimi, Bölüm Staj Komisyonu Ek-1 Onay Mailinin Ekran Görüntüsü, Staj Başlangıç Formu (Ek-2) Ve Staj Bitiş Formu (Ek-3) kısımlarından oluşmalıdır.

Bütün bu belgelerin tek bir pdf dosya halinde Ninova ve Portal üzerinden teslimi:

i) Yaz döneminde yapılan stajlar için, akademik yılın başlama tarihinden itibaren en fazla bir ay içerisinde,
ii) Dönem içi stajlarda staj bitimini takip eden 15 gün içerisinde gerçekleştirilmelidir.

Öğrenci staj raporunu teslim ettikten sonra Bölüm Staj Komisyonu tarafından raporu kontrol edilmektedir. Raporda eksik olması durumunda staj raporu reddedilir ve öğrencilere eksiklerini tamamlayabilmeleri için 15 günlük bir süre verilir. Raporlarla ilgili geri dönüşler hakkında Ninova ITU401 duyurular kısmını takipte kalınız.

- Staj Bitiş Belgesi (Ek-3) firmaya imzalatılarak stajın bitiminden sonraki 5 gün içerisinde öğrenci tarafından Portal üzerinden staj modülüne yüklenmelidir.
- Rapor bölümü yazılırken, mutlaka staj yapılan her gün için ayrı ayrı rapor yazılmalıdır. Farklı günlerde aynı iş yapılsa dahi kesinlikle gün birleştirilmesi yapılmamalı, staj yapılan her gün için ayrı tarih atılarak o gün yapılan faaliyetler öğrenci tarafından yazılmalıdır. Staj raporu %100 İngilizce program için İngilizce, %30 İngilizce program için Türkçe olarak, bilgisayar ortamında yazılmalıdır. %100 İngilizce bölümde okuyan öğrenciler en az 5 sayfa İngilizce özet yazmak koşulu ile raporlarını Türkçe de hazırlayabilirler. Rapor sayfaları okunaklı olmalıdır.
-Mezuniyet aşamasındaki öğrencilerin, akademik takvimde belirtilen son staj giriş tarihinden en geç 15 gün öncesine kadar staj raporunu teslim etmiş olması zorunludur.

 ÇİFT ANADAL PROGRAMI (ÇAP) ÖĞRENCİLERİ İÇİN

- İTÜ Staj Genel Esasları madde 38’e göre Çift Anadal Programı (ÇAP) öğrencilerinin bir bölümde kabul edilmiş stajı, içeriği uygun olmak koşulu ile yapılan stajla ilgili belgelerin sunulması durumunda ikinci anadalda da kabul edilir.
- Birinci anadalı tüm mühendislikler, ikinci anadalı İşletme Mühendisliği olan öğrenciler birinci anadalları için yaptıkları stajların bir tanesini (20 iş günü olmak kaydıyla) staj içeriğine bağlı olarak İşletme Mühendisliği Programı Üretim Stajı ya da Yönetim Stajı yerine saydırabilirler. 
- Bu durumda olan öğrencilerin Bölüm Staj Komisyonu ile iletişime geçmesi gerekmektedir.

AKTİF ÇALIŞAN ÖĞRENCİLER İÇİN STAJ MUAFİYETİ 

İTÜ Staj Genel Esasları’nda stajlardan muaf olabilmeye ilişkin  ilgili yeni madde metni şu şekildedir:

“Öğrenim gördüğü programla ilgili sektörde faaliyet gösteren bir iş yerinde, Sosyal Güvenlik Kurumu’na (SGK’ya) tabi sigortalı olarak çalışmakta olan öğrenciler zorunlu stajdan muaf olmak için başvuruda bulunabilir. Başvuruda bulunmak isteyen öğrenciler çalışmakta oldukları işyerinde en az zorunlu staj süresi kadar çalışmış olmalıdır. Öğrencilerin zorunlu staj uygulamasından muaf olmalarına ilişkin başvuruları, öğrenim görmekte oldukları bölümün staj komisyonu tarafından değerlendirilir ve sonuçlandırılır. Muafiyet başvurularının değerlendirmeye tabi tutulması işyerinde yapılan çalışmanın SGK kayıtları ile belgelendirilmesine bağlıdır. Muafiyete ilişkin değerlendirmenin sonuçlandırılması için başvuruda bulunan öğrencilerin öğrenim gördükleri bölümün ilgili staj modülü içeriği ile çalışılan kurumdaki çalışma konusunun uyumlu olması, zorunlu staj esasları çerçevesinde staj raporu hazırlamaları ve raporun bölüm staj komisyonu tarafından uygun bulunması gerekir.”

Zorunlu üretim veya yönetim stajlarını içeriğine uygun olacak şekilde muaf olarak saydırmak isteyen ve yeni muafiyet yönergesinden yararlanmak isteyen öğrencinin, SGK kayıtlı olarak aktif çalışıyor olması gerekir. Geçmiş iş kayıtları muafiyet kapsamında değerlendirilmeye alınmamaktadır. Bu bağlamda, başvurulan tarihten itibaren, aktif çalışılan iş yerindeki son 20 günlük SGK kaydının sunulması ve ilgili işyerinin en az 35 beyaz yakalı çalışanı olması istenmektedir.

 Zorunlu üretim veya yönetim stajlarını içeriğine uygun olacak şekilde muaf olarak saydırmak isteyen aktif olarak çalışan öğrenciler, edindikleri;

• Başvuru tarihi itibariyle son 20 günü kapsayan SGK kaydı (E-devletten alınabilir- İşyeri Ünvan Listesini de içermelidir),

• İş veya staj sözleşmelerinden biri (öğrenci imzalı ve firma imza kaşeli)

• Başvurulacak tarih itibariyle son 20 günü kapsayan, 20 iş günlük yazılmış ve tarihleri belirtilmiş staj raporu

Başvuru için PORTAL kaydı oluşturulmamalıdır.  Belgelerin bir pdf halinde Ninova’da açılacak olan “Staj Muafiyet Başvuruları” başlıklı ödeve yüklenmesi gerekmektedir. Muafiyeti uygun görülen öğrencilere Ninova üstünden geri dönüş yapılarak sonrasında staj muafiyeti sisteme işlenecektir. Raporların iş yeri tarafından kaşelenip imzalanması gerektiği unutulmamalıdır. Günlük raporlarda, ilgili tarih aralığında yapılan işlerle ilgili detaylı bilgi de verilmelidir.

Gerekli görülen durumda Komisyon, ilgili firmanın çalışan sayısının 35 üstü olduğunu belgelemenizi isteyebilir. Staj Raporu, Ninova sınıf dosyalarındaki örnek staj evraklarında yer alan staj raporu gereklilikleriyle uyumlu olmalıdır. (Ek belgeleri istenmemektedir)

Bölüm Staj Komisyonu

Staj Süreci Akış Şeması

Kısaltmalar;
BSK: Bölüm Staj Komisyonu
MSB: Kariyer ve Staj Merkezi

Staj Öncesi Yapılması Gerekenler:

Staj Sırasında ve Sonrasında Yapılması Gerekenler: